Bạn không phải là một nhân viên tổ chức sự kiện, nhưng bạn thường xuyên phải tổ chức những event cho công ty, cho tổ chức của bạn. Vậy, bạn sẽ cần đến các công ty tổ chức sự kiện nhỏ tại Quảng Ninh. Hãy cùng tham khảo một số ý kiến dưới đây đến từ Công ty tổ chức sự kiện The Pavu Caterers Viet Nam để giúp bạn được một số kinh nghiệm để sử dụng khi cần thiết.
Để có thể tổ chức tốt một event, ngoài những điều cơ bản bạn đã được học như lên ý tưởng, viết kế hoạch, dự trù kinh phí, khảo sát địa điểm thì là các công ty tổ chức sự kiện nhỏ, hãy cùng xem thêm một số bí quyết để tránh sai sót trong quá trình thực hiện.
1. Hãy tham khảo ý kiến của các công ty tổ chức sự kiện nhỏ đi trước:
Ví dụ, hàng năm công ty bạn đều tổ chức đi chơi lễ 2-9 và năm nay, thay vì giao cho phòng Hành chánh - nhân sự như mọi năm thì sếp lại giao cho phòng Marketing hay Kinh doanh của bạn. Việc đầu tiên bạn cần làm là nên dùng viết và sổ ghi chú lại các ý kiến mà người làm trước đưa ra (dự trù kinh phí ăn ở đi lại cho 30 người trong 3 ngày, các địa điểm đã đi rồi để không đề xuất lặp lại, những trò chơi nên tránh vì những năm trước mang lại hiệu ứng không tốt, sắp xếp thời gian để khi đi chơi về mọi người không mệt và tiếp tục làm việc,...).
Hãy tham khảo ý kiến của các công ty tổ chức sự kiện nhỏ đi trước
2. Hỏi kinh nghiệm từ những người có chuyên môn của các công ty tổ chức sự kiện nhỏ
Nếu bạn có bạn bè làm trong nghề tổ chức sự kiện thì thật là lãng phí nếu bạn không tận dụng để hỏi họ về những ý tưởng cũng như kinh nghiệm. Ví dụ với một buổi tiệc tổng kết cuối năm cho công ty cần một không khí thân mật và cởi mở, họ sẽ tư vấn cho bạn làm ở đâu, những tiết mục nào nên có và không nên có. Ngoài ra, họ còn có thể cung cấp cho bạn một số nhà cung cấp giá rẻ mà bình thường, nếu tự tìm bạn sẽ không thể có mức giá ấy.
3. Cần phải có một kế hoạch chi tiết và dự trù kinh phí thật tỉ mỉ của các công ty tổ chức sự kiện nhỏ
Kể cả những người làm event chuyên nghiệp và có nhiều kinh nghiệm của các công ty tổ chức sự kiện nhỏ, thì sau khi lập kế hoạch và được khách hàng thông qua, thì họ cũng phải dành rất nhiều thời gian để rà đi rà lại xem còn thiếu sót gì không, việc này vô cùng quan trọng vì chỉ cần một chút sơ suất thì trong quá trình tổ chức sự kiện đó sẽ bị ảnh hưởng. Chẳng hạn như tổ chức một buổi họp báo nhỏ tại công ty, bạn cần phải có Media Kit, có bảng presentation giới thiệu về công ty/chương trình của mình, phải có đại diện lãnh đạo đứng ra trả lời câu hỏi, có nước uống và giấy viết ghi chép cho phóng viên, lên danh sách phóng viên được mời để ở bàn lễ tân... và bạn phải lên kế hoạch thật kỹ và đưa những hạng mục này vào bảng dự trù kinh phí để tránh thiếu sót ngân sách cho chúng.
4. Có một checklist (danh sách những việc cần làm) cụ thể của các công ty tổ chức sự kiện nhỏ:
Để có được một checklist thật cụ thể, của các công ty tổ chức sự kiện nhỏ hãy đọc kĩ kịch bản và hay ngồi tự tưởng tượng ra về event ngày hôm đó, bất kì chi tiết nào bạn cũng hãy làm một cái gạch đầu dòng cho nó.
Có một checklist (danh sách những việc cần làm) cụ thể của các công ty tổ chức sự kiện nhỏ
Hoặc có những việc bạn sực nhớ ra mà trước đó bạn quên, hãy nhanh chóng ghi vào sổ hay giấy note, để ở chỗ dễ nhìn thấy và kịp thời bổ sung tránh thiếu sót.
Hãy "take note" những công việc cần làm bất cứ khi nào bạn nhớ ra để tránh thiếu sót bất kì hạng mục nào.
5. Phải có kịch bản cụ thể của các công ty tổ chức sự kiện nhỏ dù là chương trình nhỏ:
Kịch bản của các công ty tổ chức sự kiện nhỏ không chỉ sử dụng trong nội bộ để những người tổ chức có thể theo sát chương trình vì trong quá trình sự kiện diễn ra sẽ có nhiều chi tiết nhỏ bị bỏ sót (dù bình thường bạn nhớ như in trong đầu). Kịch bản còn được dùng cho bên cung cấp Âm thanh ánh sáng để họ có thể điều chỉnh theo kịch bản một cách chính xác, cho quay phim chụp hình để họ biết thời điểm nào ông Tổng giám đốc sẽ từ dưới khán phòng đi lên sân khấu phát biểu mà họ chuẩn bị hướng máy quay cho phù hợp và lấy được những góc hình đẹp, quan trọng trong sự kiện.
Có thể đối với bạn, những chi tiết này vô cùng đơn giản, bạn nhìn một lần là nhớ nhưng những người cung cấp âm thanh ánh sáng không phải lúc nào cũng tập trung được như bạn, và khi không có kịch bản, không có người đứng bên cạnh nhắc thì chẳng khác nào đánh đố họ phải theo bạn khi chương trình diễn ra.
6. Điều phối nhân sự hợp lý của các công ty tổ chức sự kiện nhỏ:
Đây cũng là một yếu tố vô cùng quan trọng của các công ty tổ chức sự kiện nhỏ để một event diễn ra trơn tru. Bạn nên phân công theo từng đầu công việc cho thật rõ ràng để dễ kiểm soát trong chương trình. Mọi việc nên quy về một mối, mỗi người nắm một hạng mục, không phân 2 người cùng phụ trách một hạng mục vì họ sẽ không thống nhất ý kiến hoặc đùn đẩy lẫn nhau. Đặc biệt, khi đã phân công công việc cho ai đó và đến phần của người đó thì bạn có thể nhắc họ trực tiếp hoặc qua bộ đàm, tuyệt đối không xem ngang vào công việc của họ, không chỉ đạo nhân viên dưới quyền quản lý của họ (ví dụ PB, PG, MC...) vì như vậy nhân viên cấp dưới đó sẽ không biết nên nghe bạn hay nghe người kia, và vô hình biến họ thành bù nhìn.
Hãy giao đúng người đúng việc, và việc đã giao rồi thì hãy tin tưởng người được giao, đó là phong cách của một người quản lý và sẽ nhẹ gánh rất nhiều cho công việc của bạn.
----------------------------------
Nếu bạn và doanh nghiệp đang tìm kiếm đơn vị tổ chức Lễ Tổng kết công ty, gala dinner, tất niên tại Hạ Long (Quảng Ninh) xin vui lòng liên hệ:
Website: https://pavuvietnam.com
